Die Archivierung von E-Mails hat viele Vorteile für Unternehmen, die stark auf Online-Kommunikation und virtuellen Informationsaustausch angewiesen sind. Der E-Mail-Verkehr als Ganzes ist der Grundstein für viele unschätzbare Geschäftsverbindungen, die die Aussichten eines Unternehmens und alle seine Kernfunktionen bestimmen.
Was ist E-Mail-Archivierung?
Um zu verstehen, warum die E-Mail-Archivierung eine nützliche Funktion Ihres Cloud-Desktop-Dienstes ist, muss man zunächst den Begriff definieren und seine Funktionsweise erklären. In einfachen Worten: Die Archivierung von E-Mails ermöglicht es dem Benutzer, seine gesamte Korrespondenz in der ursprünglichen Form zu speichern, in der sie empfangen wurde, so dass sie bei Bedarf abgerufen werden kann.
Die E-Mail-Archivierung als Teil von Desktop-as-a-Service (DaaS) funktioniert, indem der gesamte E-Mail-Verkehr eines Mitarbeiters auf einem Cloud-Server gespeichert wird. Wie Sie vielleicht bereits wissen, können Unternehmen mit Cloud-Desktop-Lösungen eine Reihe von Softwareanwendungen nutzen, die vom Cloud-Drittanbieter direkt auf den Desktop-Umgebungen ihrer Mitarbeiter bereitgestellt werden. Die integrierte E-Mail-Archivierungsfunktion Ihres E-Mail-Dienstes ermöglicht es, Ihre Inhalte als schreibgeschützte Datei auf den Servern zu speichern, die dann von den Endbenutzern zu einem beliebigen Zeitpunkt abgerufen werden kann. Wichtige Dokumente, die per E-Mail als Dateianhänge versendet oder empfangen werden, werden ebenfalls in der Cloud gespeichert, wenn Sie die E-Mail-Archivierungsfunktion von DaaS nutzen. An dieser Stelle ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass Ihre Korrespondenz für den Zeitraum seit der Migration Ihrer Daten in die Cloud bis zu dem Tag, an dem Sie sich entscheiden, das Unternehmen zu verlassen, sicher gespeichert wird.
Die Vorteile der E-Mail-Archivierung
Aufdeckung von Rechtsstreitigkeiten
Einer der wenigen Hauptvorteile der E-Mail-Archivierung ist unter dem juristischen Begriff Litigation Discovery bekannt. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um den Prozess, bei dem ein Benutzer seine E-Mail-Informationen zu rechtlichen Zwecken abrufen kann, z. B. als Beweismittel in Gerichtsverfahren, an denen ein Unternehmen beteiligt ist. Die Verwendung Ihrer archivierten Korrespondenz zu Beweiszwecken kann neben formellen Gerichtsverfahren auch in vielen anderen Fällen genutzt werden, um einen wichtigen Punkt des Mitarbeiters oder des Unternehmens als Ganzes zu beweisen. Mit dieser Funktion kann Ihr Unternehmen eine Menge Geld sparen, das Sie sonst für weitaus kostspieligere Tools und Lösungen zur Wiederbeschaffung verlorener Daten ausgeben müssten.
Verbesserte Compliance
Viele große Branchen wie das Finanzwesen und die Biopharmazie nutzen Cloud-Desktop-Dienste, wenn sie Compliance-Vereinbarungen mit Dritten oder Aufsichtsbehörden einhalten müssen. Die Speicherung aller Unternehmensdaten in der Cloud hilft diesen Branchen dabei, ihren Compliance-Status zu stärken, da ihre Informationen so leicht zugänglich sind und ihren Prüfern oder Inspektoren als nachvollziehbare Beweise zur Verfügung gestellt werden können. Die E-Mail-Archivierung ist ein gutes Beispiel für eine bessere Transparenz und die Einhaltung der Branchenvorschriften.
E-Mail-Archivierung erhöht den Speicherplatz
Die Nutzung von Cloud-Desktop-Services erhöht Ihren Speicherplatz auf den physischen Geräten des Unternehmens. DaaS speichert all Ihre Daten in der Cloud, ohne internen Speicherplatz auf Ihrem Laptop oder Tablet zu beanspruchen. Die E-Mail-Archivierung ist eine solche Funktion der Lösung, die alle Ihre Korrespondenzdaten sicher auf dem Cloud-Server Ihres Anbieters speichert und keine zusätzlichen Kosten für Unternehmen erfordert, die ihre eigenen Server-Speicherorte unterhalten.
Bessere Produktivität der Mitarbeiter
Cloud-Dienste verbessern die Produktivität der Mitarbeiter insgesamt. Beim Thema E-Mail-Archivierung gilt dies auch deshalb, weil das Abrufen von E-Mails mit dieser nützlichen Funktion schneller und effizienter wird. Durch die Verwendung einer erweiterten Filtersuche erhalten die Mitarbeiter innerhalb von Sekunden die gewünschten Informationen, was den gesamten Arbeitsprozess für sie wesentlich flüssiger und müheloser macht.
E-Mail-Archivierung ermöglicht eine bessere Zentralisierung
Die Aufbewahrung Ihrer Daten an einem einzigen zentralen Ort ist immer ein großer zusätzlicher Vorteil für Unternehmen, die die Cloud nutzen. Diese Funktion gibt Unternehmen die Gewissheit, dass ihre Daten sicher beim Cloud-Anbieter gespeichert sind und sie aus jedem Grund darauf zugreifen können, ohne wertvolle Zeit mit der Suche nach Laufwerken und verschiedenen Speicherorten zu verschwenden. Die Zentralisierung verringert auch die Gefahr von Fehlern beim Abrufen von Daten, die verstreut sind und nicht den gewünschten Standards entsprechen.
Ansatz zur Wiederherstellung im Katastrophenfall
Die E-Mail-Archivierung ist in der Regel Teil Ihrer Disaster-Recovery-Strategie, da sie die Unternehmensdaten im Falle eines Datenverlustes sichert. Mit Cloud-Desktop-Lösungen können Sie sicher sein, dass alle Ihre Korrespondenzdaten sicher auf den Servern gespeichert werden und Sie bei technischen Ausfällen oder Systemstörungen nicht einmal einen Bruchteil davon verlieren.
In diesem Beitrag gehen wir näher darauf ein, warum die E-Mail-Archivierungsfunktion für Ihr Unternehmen von besonderem Nutzen sein kann.
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